Лучший способ сэкономить время состоит вовсе не в том, чтобы пытаться делать все больше и больше в рамках неизменных 24 часов. Как это ни парадоксально звучит, чтобы сделать больше, надо делать меньше.
Если вы не сильно отличаетесь от типичного жителя нашей планеты, находить баланс между профессиональной и личной жизнью вам достаточно сложно.
Обстановка может усложняться с каждым днем. В таких условиях управление собственным временем становится ключевым навыком.
Время, возможно, является самым драгоценным и ограниченным ресурсом в нашем распоряжении. Все попытки повлиять на него безрезультатны: время невозможно остановить, замедлить, запасти. Редкий человек имеет достаточно времени для осуществления всего задуманного. В силу своей природы, подавляющее большинство людей постоянно добавляет «еще одно маленькое дельце» в список своих задач, в то время как он и так полон открытых вопросов. Результат — все ускоряющийся бег.
На основе статьи Paths To Good Time Management Одет Поллар (Odette Pollar)
Учитывая важность определения целей, кажется странным, что в школьных курсах нет предмета, посвященного этой деятельности. Любой крупный успех начинался с мечты, к которой стоило стремиться. Мечта, конечно, вещь замечательная. Она служит источником вдохновения, но сама по себе не может быть основой для достижений. Мечту следует переформулировать в четкие цели, которые действительно достижимы. Только так ее можно осуществить. Без понимания шагов, которые необходимо сделать для воплощения мечты, вы пойдете наиболее сложным путем, и будете отвлекаться на выполнение задач, которые на самом деле имеют лишь сиюминутную важность.
Составляйте планы на год, месяц, неделю и день. Хороший план имеет две отличительных особенности: в нем всегда отведено время для форс-мажорных обстоятельств, и он всегда реален и выполним. Расставляйте приоритеты таким образом, чтобы вне зависимости от обстоятельств к концу дня (недели, месяца, года) все наиболее важные вопросы были решены.
Большие проекты стоит разбивать на маленькие этапы. В таких случаях также не забывайте о приоритетах: делайте в первую очередь то, что обуславливает решаемость задач следующего этапа.
Опасайтесь ваших собственных привычек, которые могут свести все ваши усилия на «нет». Загляните внутрь себя, чтобы увидеть подсознательные рычаги и барьеры, определяющие ваше поведение и действия. Возможно, вы предпочитаете держать все в голове вместо того, чтобы составить список задач. Или же вы постоянно опаздываете (на встречи или куда-либо еще) потому, что стремитесь сделать что-то «важное» за пять минут до выхода. Не исключено, что вы просто легко отвлекаетесь от текущей работы, уделяя внимание ненасущным делам. От всех таких вредных привычек можно избавиться, если осознать их.
Есть поверье, что человек может работать в многозадачном режиме, выполняя пару разных видов работ одновременно. На самом деле, такой подход сводится к тому, что выполнение одной задачи просто периодически прерывается выполнением другой. Работать одновременно над двумя задачами и при этом добиться одинаково хороших результатов по обоим направлениям практически невозможно.
Лучший способ эффективно использовать время — делать меньше, а не пытаться сделать как можно больше. Необходимо уметь говорить «нет» и передавать часть работы коллегам, подчиненным и т.п. Вовремя сказанное «нет», равно как и делегирование, позволит вам уделить достаточное количество времени приоритетным задачам. Избавляйтесь от любой деятельности, которая идет вразрез с вашими планами.
Обозначьте те области жизни и работы, которые являются для вас источником стресса. Стресс вызывает множество проблем, так что пора снижать его уровень. Проанализируйте стрессовые ситуации, и вы увидите, что лично вы можете сделать для их избежания. Например, вы можете принимать решения быстро. Практика показывает, что длительный процесс обдумывания практически не влияет на суть конечного решения, и на самом деле оно принимается в первые несколько секунд после получения информации. Более того, не забывайте, что в подавляющем большинстве случаев при принятии решений у вас никогда не будет исчерпывающих данных. Что-нибудь всегда «всплывет» тогда, когда все уже решено. Помните об этом, и вам будет легче принимать такие «всплывающие» обстоятельства.
Возьмите под контроль все, что прерывает ваш рабочий процесс, отнимает ваше время, отвлекает внимание. Поверьте, большинство подобных вещей на самом деле не требует вашего вмешательства. Достаточно просто свести все негативные факторы такого плана в систему, с указанием причин их возникновения, и от них можно будет легко избавиться.
Никто не сможет оценить вашу эффективность лучше вас самих. По итогам дня, недели, месяца, года окидывайте взглядом все, что было сделано вами. Если при этом вы почувствуете моральное удовлетворение, вы использовали время эффективно. А значит, та самая мечта, которая вдохновляла и вдохновляет вас все это время, стала ближе.
Одет Поллар: известный американский консультант, автор книги Take Back Your Life: Smart Ways to Simplify Your Daily Living, основатель компании Time Management Systems.